Informatización de procesos. Herramienta de desarrollo


Informatización de procesos. Herramienta de desarrollo

Informatización de procesos. Herramienta de desarrollo

El que todavía existan muchas farmacias o perfumerías que no han informatizados sus procesos, aun disponiendo de un sistema informático, implica una gran oportunidad de mejoramiento en la gestión del comercio

En un mundo de comunicaciones, cambios constantes y desarrollo de nuevas tecnologías, es fundamental la informatización de los procesos para optimizar el funcionamiento del negocio.

Sin embargo, en los canales de perfumerías o farmacias aún existen muchos negocios que no han incorporado estos procesos a sus tareas diarias, incluso disponiendo de algún sistema instalado. Algunos de los motivos podrían ser: la presencia permanente de los dueños en el local, lo cual supondría que no sean necesarios ciertos controles. Para el caso de los negocios familiares, la confianza entre los miembros hace que no sea indispensable un control informatizado. Y en otros casos, el solo hecho de pensar los cambios que implicarían en una primera etapa, hace que abandonemos la idea de llevarlo a cabo.

Pero bien, informatizar no solo sirve para un adecuado control, sino que también acelera los procesos de ingresos de mercadería, facturación y almacenamiento de documentos. Además presenta innumerables ventajas al funcionamiento integral del negocio. En primer lugar, posibilita gestionar eficazmente, sin una presencia a toda hora del dueño, permitiendo el control de pérdidas de stock, existencia física de productos y mermas de mercadería. También facilita la obtención de distintos reportes de venta, lo cual nos proporciona una información vital para las compras especiales y los pedidos de abastecimiento.

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Otras de las ventajas que presenta, es que podemos obtener un promedio de la medición del stock para el funcionamiento, la rotación de los productos y la rentabilidad que los mismos aportan al negocio. Es posible que, con la información a nuestra disposición, podamos medir también el ticket promedio de las ventas, analizándolo por secciones o comparar la evolución respecto al ciclo anterior.

Obteniendo información podemos experimentar distintas variantes en el negocio y medirlas. Si el resultado es el esperado, por supuesto implementarlas.
Otro de los aspectos a destacar es la posibilidad de desarrollar un tablero de control para el gerenciamiento, que nos proporcione diariamente los costos de las operaciones y la rentabilidad del ejercicio. De esta forma, podremos adquirir una mayor rapidez de reflejos y eficiencia en la toma de decisiones estratégicas del negocio.

Debemos tener presente que una de las mayores limitaciones que poseen muchos de los negocios del rubro, es el espacio físico disponible. Si se encuentra en nuestros propósitos continuar expandiéndonos, en muchos casos no tenemos otra alternativa que la apertura de una nueva sucursal. Si la realizamos, el tener controles y mediciones incorporadas a nuestra organización, permitir• un monitoreo y una buena gestión, lo cual sería imposible sin estas herramientas.

La informatización de procesos facilita la medición de desempeño en términos de cantidad y calidad de trabajo aportado por los colaboradores. Por ejemplo, podríamos observar cuántas ventas genera cada vendedor y el promedio de las mismas. El análisis de estas informaciones es un factor más a tener en cuenta a la hora de evaluar.

Si estamos decididos a realizar el cambio, es bueno que lo hagamos en forma gradual, y con la asistencia de un programador con experiencia en el rubro. Los software legales de gestión, hoy son muy accesibles en términos de costos y de muy fácil utilización: Entre sus virtudes se encuentra la configuración de distintos perfiles de usuarios, lo que permite un control de la información que necesitemos mantener en reserva y confidencialidad.

En algunos casos posibilitan la suba de datos a la nube esto se refiere a información en Internet, lo que garantiza el respaldo de la información.

Un sistema básicamente efectúa la entrada, el almacenamiento, el procesamiento y la visualización de la información. Pero lo que podamos determinar y generar a través de la obtención de la misma solo está sujeto a nuestra creatividad e imaginación.

Por Lisandro Cardozo
Capacitador en Empresas de Retail y Consumo Masivo

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